Zo gebruik je feedback als groei-instrument.
Hoe geef je en ontvang je feedback vanuit zachte kracht?
Kritiek die je in het MT krijgt, je teamlid dat te vaak steken laat vallen, … als leidinggevende heb je vaak feedback te geven of te verwerken. Maar hoe ga je ermee om? Neem je de kritiek persoonlijk op? Loop je op eierschalen terwijl je feedback aan je collega geeft? Schiet je in de verdediging of laat je het over je heen komen?
Het is geen gemakkelijke materie, waarvan ik onlangs zelf nog maar eens besefte hoe snel we als vrouwelijke leidinggevende blijven steken in conflictvermijdend gedrag of onze rol van harmoniebrenger.
Feedback geven en ontvangen is (geen verrassing) een veelvoorkomend thema in mijn begeleiding. Maar dan niet volgens het corporate riedeltje: ‘hier is een script, volg het maar’. Alle ziel en nuance sijpelt daarmee weg.
Ik pleit liever voor een hele bewuste houding met de nodige gelaagdheid: wat heb je ervaren? Wat gebeurt er binnen in jou? Waar komt dat gevoel vandaan en hoe ga je ermee om? Welke boodschap wil jij meegeven? Om dán pas terug te keren naar de fysieke wereld én de dynamiek bij de ander. Ik geef je er enkele handvaten voor mee.
De gelaagdheid van feedback: van binnen naar buiten
Feedback is geen eenzijdig proces maar een gelaagd geheel dat begint bij jezelf en zich uitbreidt naar de ander. Door deze lagen bewust te doorlopen, kun je effectiever en empathischer communiceren.
- Interne gelaagdheid: Reflecteer op je eigen gevoelens, gedachten en intenties. Begrijp je eigen reactie en wat je wilt bereiken met je feedback.
- Interpersoonlijke gelaagdheid: Richt je op de ander. Wees empathisch, luister actief en probeer de situatie vanuit hun perspectief te begrijpen.
- Externe gelaagdheid: Communiceer duidelijk en specifiek. Gebruik constructieve taal en blijf open voor dialoog en feedback van de ander.
Inchecken bij jezelf: de eerste stap naar effectieve feedback
Voordat je feedback geeft of ontvangt, is het essentieel om eerst bij jezelf in te checken. Deze zelfreflectie helpt je om je emoties en gedachten te ordenen, waardoor je effectiever kunt communiceren.
- Wat voel je?
Begin met het erkennen van je eigen gevoelens. Ben je gefrustreerd, teleurgesteld, boos of misschien juist blij? Door je bewust te zijn van je emoties, kun je beter begrijpen waarom je bepaalde feedback wilt geven of hoe je op ontvangen feedback reageert.
- Waar komt dit gevoel vandaan?
Graven naar de bron van je emoties helpt je om de situatie objectiever te bekijken. Vraag jezelf af: waarom voel ik me zo? Is het echt de acties van de ander, of spelen er ook andere factoren mee? Deze introspectie voorkomt dat je feedback vanuit een emotionele reactie geeft.
- Wat is de kernboodschap die je wilt overbrengen?
Definieer duidelijk wat je wilt communiceren. Wat is de essentie van je feedback? Dit helpt je om gefocust en doelgericht te blijven tijdens het gesprek, zonder te vervallen in vage of emotioneel geladen opmerkingen.
- Hoe wil je dat de ander zich voelt?
Denk na over de impact van je woorden op de ander. Je wilt dat je feedback constructief is en niet beschadigend. Overweeg hoe je je boodschap kunt overbrengen op een manier die respectvol en empathisch is, zodat de ander zich gehoord en begrepen voelt.
- Neem even de tijd
Geef jezelf de ruimte om na te denken voordat je het gesprek aangaat. Een korte pauze kan helpen om je gedachten te ordenen en je voor te bereiden op een productieve en positieve interactie.
Feedback geven: de kunst van zachte kracht
Bij feedback geven draait het om meer dan alleen de boodschap overbrengen. Het gaat om de kunst van zachte kracht: hoe kun je je punt duidelijk maken zonder de ander te intentioneel overweldigen of te kwetsen?
- Kies het juiste moment
Timing is alles. Zoek een rustig moment waarop je collega ontvankelijk is voor feedback. Vermijd drukke of stressvolle tijden, want dan is de kans groot dat de boodschap niet goed overkomt.
- Wees concreet en specifiek
Algemene feedback heeft weinig impact. Wees specifiek over wat je hebt waargenomen en hoe dit het werk of het team beïnvloedt. In plaats van "Je bent te laat met je werk", kun je zeggen: "Ik merk dat je de laatste drie deadlines niet hebt gehaald, wat de planning van het team beïnvloedt."
- Gebruik de ik-vorm
Praat vanuit je eigen ervaring en gevoelens. Dit voorkomt dat de ander zich aangevallen voelt en in de verdediging schiet. Zeg bijvoorbeeld: "Ik voel me gefrustreerd als deadlines niet worden gehaald, omdat dit de voortgang van het project vertraagt."
- Geef de boodschap zo snel mogelijk
Er is veel te zeggen voor een 'gesandwichte' feedback: iets positiefs, iets te ontwikkelen en nog iets positiefs. En toch wéét ik het positieve vergeten wordt wanneer de 'negatieve feedback' komt en er geen bereidheid is tot het horen van een nieuwe positieve boodschap. Dus, breng de boodschap zo snel mogelijk en wees je bewust van je verantwoordelijkheid om de ander te begeleiden in het effectief horen van de boodschap.
Feedback ontvangen: openheid en reflectie
Feedback ontvangen kan soms moeilijk zijn, vooral als het als kritiek overkomt. Maar met de juiste mindset kan feedback een krachtig groeimiddel zijn.
- Luister zonder te onderbreken
Laat de ander uitpraten zonder in de verdediging te schieten of jezelf te verontschuldigen. Dit toont respect en geeft je de kans om de feedback volledig te begrijpen.
- Vraag om verduidelijking
Als iets niet duidelijk is, vraag dan om verduidelijking. Dat helpt misverstanden te voorkomen en laat zien dat je de feedback serieus neemt. Je kunt bijvoorbeeld vragen: "Kun je een specifiek voorbeeld geven?"
- Reflecteer en bedank
Neem de tijd om na te denken over de feedback en hoe je deze kunt gebruiken om te groeien. Bedank de persoon voor hun input, ook als de feedback moeilijk te horen was. Dat toont professionaliteit en bereidheid om te leren. Wéét dat je niet onmiddellijk hoeft te reageren en dat je ook niet àlles hoeft op te nemen. Durf wél in de spiegel te kijken en weet dat constructieve feedback een sterk groei-instrument is.
De kracht van wederzijdse groei
Feedback is een tweerichtingsverkeer. Door zowel open te staan voor feedback als het op een constructieve manier te geven, creëer je een cultuur van wederzijdse groei en verbetering. Dit leidt tot sterkere teams, betere communicatie en een positievere werkomgeving.
Onthoud dat feedback een cadeau is – een kans om te groeien en jezelf te verbeteren. Door feedback te omarmen en er bewust mee om te gaan, kun je zowel jezelf als je team naar nieuwe hoogten brengen.
